Continueren en verbeteren financieel administratieve processen

Opdrachtgever

Internationale technische productie onderneming op het gebied van high-end bewegingssensorsystemen en het ontwikkelen van maatwerk oplossingen.

 

Taken

De focus binnen de opdracht is tweeledig. In de eerste fase van de opdracht stond de continuering van de financiële administratie centraal, waar gedurende de opdracht meer tijd en ruimte ontstond voor het verbreden van de scope van de opdracht.

• Continueren en verbeteren financiële administratie:

• Als onderdeel van het Finance team nauw samenwerken met de Financial Controller en Finance Director, alsmede frequent contact met collega’s bij de moederorganisatie;
• Verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering en verbetering van de financiële administratie, waarbij samenwerking met de andere afdelingen essentieel is. Denk hierbij aan debiteuren- / crediteurenbeheer, het voorbereiden, uitvoeren en controleren van financiële boekingen, cash management, etc.;
• Een sparringpartner zijn op het gebied van voortschrijdende digitalisering van de financieel administratieve processen.

• Ondersteunen bij optimalisatie van financiële informatievoorziening:

• Periodieke rapportages en analyses uitwerken en verbeteren met de focus op doeltreffende, efficiënte en continuele financiële informatievoorziening;
• Een bijdrage leveren aan de opzet van een BI-tool. Hierin een adviserende rol nemen met het oog op de wensen van de organisatie vertalen naar een efficiënt en gebruiksvriendelijk dashboard;
• Vastleggen en analyseren van processen binnen de financiële afdeling, alsmede processen die raakvlakken met Finance delen, met oog op het realiseren van structureel inzicht, verbetering en kennisborging. Deze processen werden samengevoegd in een overzichtelijk handboek voor de afdeling Finance.

Beschrijving opdracht

Door de forse groei en ambitie van de organisatie is de continuïteit van verschillende financieel administratieve activiteiten onder druk komen te staan.  De krapte op gebied van personele bezetting tezamen met het doorzetten van de groeiambitie op korte termijn zorgde voor de behoefte om op zeer korte termijn ondersteuning te zoeken voor de afdeling Finance.

In de eerste paar maanden van de opdracht heeft de nadruk gelegen op het zorg dragen voor de financieel administratieve activiteiten zoals debiteuren- / crediteurenbeheer, cash management en factuuradministratie. Tegelijkertijd werd ook initiatief genomen op het gebied van optimalisatiemogelijkheden binnen financieel administratieve processen, waarbij het borgen van proceskennis prioriteit kreeg. Naarmate de opdracht vorderde kon de ondersteuning uitgebreid worden op het gebied van verbetering brengen aan rapportages en financiële informatievoorziening. Ook is betrokkenheid bij het verder digitaliseren van financieel administratieve processen onderdeel geworden van de bestaande opdracht. Met het oog op de toekomst is een proceshandboek ontwikkeld, waarin de financieel administratieve processen beschreven en geordend worden aan de hand van procesbeschrijvingen en werkinstructies, zodat de continuïteit gewaarborgd kan worden. Tevens is een bijdrage geleverd bij de voortschrijdende digitalisering, onder andere door implementatie van een Business Intelligence (BI) tool en het verder optimaliseren van financiële rapportages en informatievoorziening.

Resultaten

• Continueren en verbeteren van financieel administratieve processen gedurende de periode van de opdracht;
• Optimaliseren van verscheidene analyses en rapportages, zoals de marge-analyse, revenue-recognition (omzettoewijzing) en winst-en-verlies-rapportages, alsmede het ontwikkelen van een COVID-19 impact rapportage.
• Ontwikkelen van een proceshandboekstructuur, waarin alle relevante processen binnen de afdeling Finance overzichtelijk beschreven en uitwerkt staan aan de hand van procesbeschrijvingen en werkinstructies.

 

Mede door bovenstaande zijn er significante stappen gezet binnen de afdeling Finance op het gebied van efficiency en effectiviteit. Zo hebben de optimalisatieslagen tot een werkdrukvermindering geleid, alsmede nauwkeurigere rapportages en analyses, waardoor meer aandacht besteed kan worden aan optimalisatieprojecten zoals de volledige digitalisering van de afdeling Finance. Ook is de continuïteitsborging binnen de afdeling aanzienlijk verbeterd door het vastleggen van het merendeel van de financiële processen.