Deel 2: Succesvolle implementatie Robotic Process Automation (RPA)
Lees hieronder meer over het vervolg van onze succesvolle implementatie van RPA bij één van onze opdrachtgevers en bekijk de video om te zien hoe RPA is toegepast.
Wat is RPA?
RPA is een vorm van robotisering waarbij software (de RPA-robot) menselijk handelen overneemt en eenvoudige en herhalende werkzaamheden uitvoert die u of uw medewerkers ook op exact gelijke wijze uitvoeren.
Een RPA-robot kan het beste worden toegepast in situaties waarbij sprake is van werkzaamheden / taken waarbij twee of meer delen van verschillende applicaties betrokken zijn. Klik op figuur 1 hiernaast voor een visualisatie.
Figuur 1: RPA-robot over systemen heen
Waarom RPA?
Een RPA-robot verhoogt de proceskwaliteit, bespaart tijd en kosten en verhoogt de medewerkerstevredenheid omdat medewerkers eenvoudige en herhalende werkzaamheden niet meer hoeven uit te voeren.
De RPA-robot werkt altijd op dezelfde manier (ook bij variatie in werkzaamheden kan de RPA-robot hiermee omgaan) en voert alle gevraagde taken altijd op tijd uit. Hierdoor wordt kwaliteit van de werkzaamheden en tijdigheid van uitvoering beter geborgd. RPA-robots verhogen dus ook de kwaliteit binnen processen, doordat menselijke fouten worden geëlimineerd en altijd een uniforme werkwijze wordt gehanteerd.
Een RPA-robot werkt aanzienlijk sneller en kan 24 uur per dag worden ingezet. Hierdoor is de inzet van een RPA-robot ook voor u al snel een aantrekkelijk alternatief in het geval van eenvoudige en herhalende werkzaamheden.
Daarnaast verhoogt een RPA-robot ook de medewerkerstevredenheid, omdat medewerkers ontlast worden van eenvoudige en herhalende taken. Hierdoor kunnen de medewerkers zich richten op werkzaamheden die extra waarde toevoegen.
Klik hier voor functies en processen die een RPA-robot kan uitvoeren en overnemen.
RPA implementatie bij opdrachtgever
Bij één van onze opdrachtgevers hebben we eerst twee pilot-trajecten omtrent RPA uitgevoerd. We zijn in samenspraak met de opdrachtgever ‘klein’ gestart. Na een succesvolle realisatie van de twee pilots hebben we met onze opdrachtgever nog vier RPA-robots geïmplementeerd. In bovenstaande video is te zien hoe één van deze RPA-robots te werk gaat. Het doel voor ons en onze opdrachtgever was om gezamenlijk verdere kennis op te doen rondom de werking van RPA en de verwachte voordelen van RPA vanuit de praktijk bevestigd te krijgen. Voorafgaand aan de twee pilots hebben we diverse randvoorwaarden en uitgangspunten benoemd waaraan moest worden voldaan. Onder andere dat de RPA-robot (nog) geen e-mails met bijlagen zelfstandig naar buiten de organisatie mocht versturen en de RPA-robot (nog) geen rechten mocht hebben om data in bijvoorbeeld het ERP-systeem te bewerken, in te voeren, te wijzigen of te verwijderen.
Lees hier meer over deel 1 van de succesvolle implementatie van RPA.
RPA – Uitgevoerde praktijkcases
RPA-robot 5: Genereren dagelijkse werkbestanden
In de huidige situatie wordt twee maal per dag een vijftal overzichten met diverse informatie over openstaande inkooporders en benodigde materialen / artikelen handmatig vanuit het ERP-systeem in één Excel bestand opgeslagen. Vervolgens wordt binnen dit Excel bestand door middel van filtering en draaitabellen de informatie verder aangepast aan de informatiebehoefte van de medewerkers van Supply Chain. Voor deze oplossing wordt gekozen, omdat het ERP-systeem niet kan voorzien in deze dagelijkse informatiebehoefte.
Met behulp van de RPA-robot (die wederom geheel zelfstandig werkt) wordt aan de hand van diverse vooraf opgestelde criteria de gevraagde data tweemaal per dag uit verschillende overzichten en menu’s van het ERP-systeem samengevoegd (in Excel) en zorgt de RPA-robot ervoor dat de overzichten geheel voorbereid voor de medewerkers klaar staan op de juiste bestandslocatie binnen het interne netwerk en zij meer tijd kunnen besteden aan werkzaamheden met meer toegevoegde waarde zonder repeterende handelingen.
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Juiste en volledige informatievoorziening richting medewerkers afdeling Supply Chain;
- Continueel inzicht in planning & stand van zaken openstaande orders.
RPA-robot 6: Informatievoorziening leveranciers m.b.t. nog te leveren goederen
Bij onze opdrachtgever worden in veel gevallen materialen / artikelen klantspecifiek ingekocht en is tijdige levering van benodigde materialen cruciaal voor de tijdige uitlevering van de eigen verkooporders aan klanten. Ook speelt de optimale (in)planning van de productieafdeling een belangrijke rol. Als gevolg van drukte op de afdeling was het niet altijd mogelijk leveranciers te informeren over de op dat moment openstaande inkooporders. Die acties blijven dus soms (ongewenst) achterwege waardoor tijdige en juiste levering van de orders onder druk kan komen te staan.
In samenwerking met de opdrachtgever hebben wij een RPA-robot gebouwd die bovenstaande werkzaamheden kan overnemen. Deze RPA-robot informeert wekelijks elke maandagmorgen een 80-tal leveranciers actief per e-mail over nog uit te leveren materialen / openstaande inkooporders en de status van de nog te ontvangen goederen (bijvoorbeeld: op tijd / te laat / urgent). Door middel van deze RPA-robot wil het management van onze opdrachtgever ongeacht of het druk is binnen Supply Chain of niet zorgdragen dat de leveranciers op de hoogte zijn van nog uit te leveren materialen / artikelen. De klant staat immers centraal en de goederen zijn benodigd voor tijdige uitlevering aan klanten. Daarnaast wil het management een tijdsbesparing realiseren om de vrijgekomen tijd aan te wenden om de structurele problemen aangaande leveringen vanuit leveranciers op te lossen. Uiteraard zorgt de RPA-robot ervoor dat de overzichten per leverancier met een juiste naam op een gewenste bestandslocatie binnen het interne netwerk komen te staan. De aan leveranciers verzonden e-mails worden uiteraard ook automatisch gedocumenteerd.
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Tijdig inzicht in mogelijke knelpunten / bottlenecks in planning & levering met als uiteindelijk doel het verbeteren van de leverbetrouwbaarheid;
- Juiste, tijdige en volledige informatievoorziening richting zowel leveranciers als klanten.
NEEM CONTACT OP
Neem vrijblijvend contact op met ons door middel van het onderstaande formulier.
Wil je op de hoogte blijven van onze dienstverlening en de mogelijkheden die wij kunnen bieden?
Volg ons dan op LinkedIn!
Op basis van periodiek op te leveren informatie kan een dashboard worden ingericht om het proces rondom leveringen continueel te monitoren.
Het onderstaande dashboard (gebaseerd op fictieve data) geeft een beeld van de informatievoorziening die continueel geraadpleegd zou kunnen worden door de organisatie. Een dergelijk dasboard kan bijdragen aan het realiseren van sturing op basis van leverbetrouwbaarheid en hiermee het optimaliseren van de leverbetrouwbaarheid met als doel verhoging van de klanttevredenheid.
“Start small, think big”
Na een succesvolle implementatie van beschreven RPA-robots ziet de organisatie in wat de meerwaarde is van RPA en gaan ze RPA verder toepassen binnen de organisatie. In samenspraak met de opdrachtgever begeleiden wij ze hierin opdat ze zelfstandig RPA-robots kunnen beheren en nieuwe RPA-robots kunnen bouwen.
Toegevoegde waarde geïmplementeerde RPA-robots
- Verbeteren van de (proces)kwaliteit;
- Vergroten van medewerkerstevredenheid:
- Eenvoudige en herhalende werkzaamheden overnemen van medewerkers;
- Waarde en denkkracht medewerkers kan beter worden ingezet.
- Efficiencyvoordelen door afname benodigde arbeidsuren;
- Terugverdientijd gemiddeld minder dan één jaar.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening op het gebied van RPA of bent u benieuwd naar de toegevoegde waarde van RPA voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op via bovenstaand contactformulier of bel / mail Job Hooge Venterink (06 – 51 08 21 11 / j.hoogeventerink@robertmuntel.nl) of Patrick Konniger (053 – 482 22 44 / info@robertmuntel.nl)