ERP-implementatie en inrichten / vormgeven digitalisering & verdere automatisering bedrijfsprocessen

Opdrachtgever

Internationale hightech onderneming gespecialiseerd in het ontwikkelen en bouwen van geavanceerde productielijnen voor kleine samengestelde, innovatieve producten (opbrengstentniveau € 45 mio., ca. 120 fte)

 

Taken

De opdracht totstandkoming en aanleiding is als volgt:

• Totstandkoming Plan van Aanpak:

• Analyseren huidige situatie en processen F&A / Nulmeting
  • o.a. veel handmatige stappen, handmatige invoeracties
  • Processen & systemen niet gekoppeld
• Implementatie nieuw ERP systeem stond gepland;
• Uitkomsten analyse en in kaart brengen verbeterpotentieel processen en systemen;
• Opstellen Plan van Aanpak.

• Uitvoering Plan van Aanpak:

• ERP systeem (Trimergo) implementeren & updates doorvoeren;
• Systeemkoppelingen realiseren;
• Processen aanpassen en optimaliseren;
• Systeem- en procesbeschrijvingen opstellen.

Beschrijving opdracht

Digitaliseren & Automatiseren administratieve processen

De onderneming is oorspronkelijk voortgekomen uit een internationale hightech onderneming en bestaat uit twee aparte werkmaatschappijen. De ene werkmaatschappij werkt aan productieoplossingen op basis van bestaande bewezen technologische toepassingen en de inzet / integratie van o.a. robots. De andere werkmaatschappij is gespecialiseerd in het ontwikkelen en bouwen van geavanceerde productielijnen voor kleine samengestelde, innovatieve producten. Beide bedrijfsonderdelen zijn project georganiseerd, alle oplossingen worden vanaf offertefase en ontwikkelfase tot en met bouwfase als separaat project gemanaged, waarvan de projectbudgetomvang varieert van enkele tonnen tot miljoenen euro’s. Op basis van de implementatie van het ERP pakket Trimergo en de koppeling met onder ander het boekhoudpakket wil de organisatie het aantal handmatige administratieve handelingen en de daaraan gekoppelde doorlooptijden reduceren van projectmanagement in het geheel en in het bijzonder die van het inkoopproces van de projecten.

Enkele (hoofd)onderdelen vanuit het Plan van Aanpak betreffen onder andere:

• Zorg dragen voor een adequate systeem-gebaseerde inrichting van de administratieve organisatie en interne controle van projecten;
• Leveren van een bijdrage aan het vergroten van de efficiency / effectiviteit van de (financiële) processen;
• Inkoopbeleid en Inkoopproces opstellen;
• Realiseren 3 Way Match: de bestelling, de levering en de factuur;
• Opstellen en implementeren mandateringsschema;
• Automatiseren & digitaliseren inkooporderproces incl. inkooporder-goedkeuringsproces o.b.v. mandateringsschema;
• Digitaliseren orderontvangstproces van pakbon controle tot en met kwaliteitscontrole;
• Automatiseren aanmaken betalingsbatch en inzichtelijk maken te betalen facturen en goedkeuringsflow.

 

Resultaten

• Vanuit Projectmanagementrol het ERP systeem (Trimergo) ingericht en geïmplementeerd;
• Opzetten van nieuw systeem-ondersteund projectmanagement, dat weer aansluit op de doelen en processen van de organisatie;
• Inkoopbeleid en inkoopproces opgesteld met o.a. inrichten functiescheiding en het aanstellen van een aparte inkoopfunctie;
• Administratief proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd door ERP systeem (Trimergo) te koppelen aan SCANSYS en Accountview (o.a. 3 Way Match, automatische boekingen en betaalvoorstellen) met als resultaat:

• Kortere doorlooptijden;
• Minder kans op fouten (minder tot geen handmatige handelingen);
• Betere borging compliance (voortdurend inzicht in een afgedwongen goedkeuringsflow);

• Reductie van het aantal administratieve medewerkers gerealiseerd en tegelijkertijd mogelijk gemaakt om een significante groei te kunnen ondersteunen (schaalvoordelen);
• Finance & Control en in het bijzonder Business controller kan zich nu meer richten op de gewenste Partner in Business Rol. Door o.a. meer tijd en aandacht te besteden aan analyses, managementinformatie en verdere ondersteuning van het management. (zie weergave hieronder)