Harmonisatie en optimalisatie van systemen en processen binnen een fusie-organisatie in de zorg
De opdracht, bestaande uit het komen tot harmonisatie en optimalisatie van de processen en systemen binnen de bedrijfsvoering van de organisatie, is uitgevoerd door onze oud-collega en Financial Consultant Jeroen Blokvoord i.s.m. collega’s Ronald Pikkemaat en Derk Schipper.
Jeroen Blokvoord is in het bezit van zijn opleidingen drs. Bedrijfskunde / Economie, RA, EMA, EMFC en RC en was tussen maart 2015 en december 2019 in dienst bij Robert Muntel Financial Consultancy. Ronald Pikkemaat is in het bezit van zijn opleidingen MSc Technische Bedrijfskunde en EMFC en RC en Derk Schipper is in het bezit van zijn opleidingen BSc Bedrijfseconomie en post-hbo Managerial Controlling.
Opdrachtgever
Grote zorginstelling in de gehandicaptenzorg (opbrengstenniveau € 200 mio., 2855 fte).
Taken
De opdracht is als volgt omschreven:
- Totstandkoming Plan van Aanpak – Financiën:
- Analyseren huidige situatie en processen F&A / Nulmeting;
- Uitkomsten analyse en in kaart brengen verbeterpotentieel processen en systemen F&A en Contractmanagementproces Sociaal Domein;
- Opstellen Plan van Aanpak.
- Uitvoering Plan van Aanpak – Financiën:
- Implementatie en opvolging geven aan het verbeterpotentieel processen en systemen F&A;
- Periodieke monitoring en rapportage t.a.v. opvolging en realisatie verbeterpunten op basis van vastgelegde tijdspad en ontwikkeling financieel budget;
- Maandelijkse rapportage in de vorm van een voortgangsnotitie en per kwartaal in de vorm van een uitgebreide interne managementletter, richting manager Bedrijfsvoering, hoofd Business Control en hoofd Financiën & Administraties. De interne managementletter werd ook gehanteerd t.b.v. periodieke informering RvB;
- Evaluatie en bijsturing van de periodieke rapportage en het Plan van Aanpak – Financiën.
Opdracht
De organisatie is recent voortgekomen uit een fusie van twee vergelijkbare zorginstellingen (zowel qua omvang als activiteiten) die gezamenlijk verder zijn gegaan in een nieuwe organisatie. De ondersteunende diensten waaronder de afdeling Financiën en de verschillende administraties zijn samen gezet in de nieuwe organisatie waarbij de beide voormalige organisaties ieder vanuit hun eigen systemen en processen werken. Hieruit ontstond de noodzaak om de voormalige afdelingen Financiën en administraties te integreren en te uniformeren naar één afdeling Financiën en administraties waarbij de systemen en de processen worden geüniformeerd (/geharmoniseerd) en gestandaardiseerd naar één manier van werken vanuit dezelfde systemen. De optimalisatie van de ‘nieuwe’ processen en systemen betrof stap 2 in de uitvoering van het Plan van Aanpak – Financiën. Immers je kunt pas tot optimalisatie komen wanneer je de uniformering en harmonisatie hebt bewerkstelligt. Enkele (hoofd)onderdelen vanuit het Plan van Aanpak – Financiën betreffen onder andere:
- Harmoniseren en standaardiseren applicatielandschap (o.a. één financieel pakket, één zorgregistratiepakket, één factuur-/ inkoopverwerkingspakket incl. verplichtingenadministratie) inclusief optimalisatie van de applicaties;
- Standaardiseren en uniformeren van de processen en werkwijzen;
- Herinrichting van de afdeling Financiën & Administraties (uniformering functierollen en versimpelen hiërarchische inrichting van de afdeling en administraties);
- Sturen op het bereiken van een juridische fusie;
- Zoveel als mogelijk afschaffen van kasgeld binnen maatschappelijk aanvaardbare kaders en het reduceren van het aantal (regio)banken op de verschillende zorglocaties;
- Structureren en optimaliseren Contractmanagementproces Sociaal Domein.
Resultaten
- Nieuw cliënt- / productieregistratiesysteem geselecteerd en geïmplementeerd;
- Totstandkoming van standaardisering van het financiële pakket in één juridische entiteit;
- Harmonisatie en optimalisatie bereikt rondom het factuur- / inkoopverwerkingspakket inclusief verplichtingenadministratie evenals het verder uitrollen van overige modules binnen de organisatie;
- Nieuwe processen (productieregistratie, financiële administratie, personeelsadministratie en salarisadministratie) ontworpen en geïmplementeerd, inclusief bijbehorende handleidingen en werkafspraken;
- Gedeeltelijke herinrichting van de afdeling gerealiseerd, waarbij de functies anders zijn ingericht en verder zijn gereduceerd; verdere uitvoering is nog onderhanden en wordt intern opgepakt;
- De juridische fusie is gerealiseerd en heeft als gevolg gehad dat hiermee de administratieve belasting aanzienlijk is gereduceerd, evenals het aantal FTE werkzaam binnen de afdeling en administraties. Het heeft een katalyserend effect gehad op het bereiken van één cultuur en organisatiebeleving en heeft een positief effect gehad op het uniformeren van de processen en de systemen;
- In het contractmanagementproces Sociaal Domein zijn veel stappen gemaakt; enerzijds is het gelukt om te komen tot goedkeurende controleverklaringen rondom de verantwoordingen WMO en Jeugdwet en anderzijds zijn de standen van de ongedekte productie flink gereduceerd.
Wil je meer informatie over deze of andere uitgevoerde opdrachten neem dan contact op via info@robertmuntel.nl