Implementatie ERP-pakket bij een woningcorporatie
De opdracht, waarbij naast het gedeeltelijk begeleiden van de implementatie van een ERP-pakket de rol als werkgroepvoorzitter voor de werkgroepen Inkoop, Financiën en Autorisaties is vervuld, is uitgevoerd door onze collega en Financial Consultant Kiona Bruns.
Kiona Bruns is in het bezit van haar opleidingen BSc International Business and Management Studies en MSc Accounting & Control en is sinds februari 2017 in dienst bij RMFC.
Opdrachtgever
Woningcorporatie in Midden-Nederland
Taken
De opdracht is als volgt omschreven:
- Gedeeltelijk begeleiden implementatietraject nieuw ERP-pakket:
- Uitvoeren van GAP-analyses;
- Aanreiken van eventuele procesaanpassingen en documentatie;
- Opstellen testscripts en samen met gebruikers testen;
- Voortgangsbewaking van de betreffende werkgroepen en voortdurende afstemming met betrokkenen;
- Als werkgroepvoorzitter rapporterend aan Projectleider en directeur Financiën en verantwoordelijk voor:
- Werkgroep Financiën (8 medewerkers vanuit verschillende disciplines binnen de Financiële Administratie en Control);
- Werkgroep Inkoop (8 medewerkers vanuit de verschillende afdelingen binnen de organisatie);
- Werkgroep Autorisaties (2 medewerkers van Control).
Opdracht
Voor het implementatietraject is de zogenaamde “Scrum” methodiek gehanteerd. In korte cyclische sprints zijn deelprocessen geanalyseerd en per geïdentificeerde GAP “user stories” geschreven van het gewenste product. Vervolgens zijn op basis hiervan aanpassingen en/of ontwikkelingen door de implementatiepartner verricht en sprinttesten uitgevoerd door de werkgroepleden t.b.v. de deelopleveringen. Het implementatietraject bestond uit verschillende fasen met activiteiten:
- De eerste fase was een uitgebreide uitleg van de werking van het ERP-pakket door de implementatiepartner en toets op werkbaarheid op hoofdlijnen;
- De tweede fase bestond uit een gedetailleerde GAP-analyse tussen het huidige pakket en werkwijzen en de werkwijze van het nieuwe pakket. De werkbaarheid, volledigheid en leemtes van het pakket werden hiermee inzichtelijk gemaakt;
- De derde fase betrof het coördineren en uitvoeren van de zogenaamde sprints, zoals hierboven beschreven;
- De vierde fase bestond uit het (coördineren van het) opstellen en reviewen van testscripts en uitvoeren van de procestesten en de end-to-end testen. Daarnaast het schrijven van opleidingsprogramma’s en het opleiden van alle collega’s in de organisatie;
- De laatste fase betrof de nazorgfase tot decharge van het project. Coördineren van de follow-up van de nodige aanpassingen welke na live gang gepland waren.
Resultaten
Financiën:
- Succesvolle implementatie voor alle financiële processen (debiteuren, crediteuren, activa, grootboek etc.);
- Koppelingen met andere systemen en diverse uploadtools gerealiseerd hetgeen tot vermindering van handmatige handelingen heeft geleid;
- Automatische factuurherkenningssoftware ingericht waardoor facturen nu automatisch herkend en (na correcte matching met inkooporder) geboekt worden;
- Mate van automatische bankherkenning verhoogt door toevoeging van herkenningsregels bij bankontvangsten;
- RGS (Referentie Grootboek Schema) geïmplementeerd, als eerste woningcorporatie in Nederland.
Inkoop:
- Eenduidig, vereenvoudigd en organisatie-breed inkoopproces voor alle afdelingen;
- Inrichting geautomatiseerde pro-rata BTW boeking t.b.v. BTW aangifte;
- Inrichting WKA vereisten; compliance verhoogd, risico’s verminderd.
Autorisaties:
-
- (Her)Inrichting van autorisaties en procuratie voor alle functies binnen de organisatie;
- Oplevering volledige SoD (segregation of duties) matrix t.b.v. efficiënte controle vooraf op ongewenste functievermenging bij autorisatie aanvragen.
Wil je meer informatie over deze of andere uitgevoerde opdrachten neem dan contact op via info@robertmuntel.nl