Woningcorporaties:
Inzicht in en sturing van onderhoudsprocessen middels data analyse en dashboarding
“Met gebruik van data naar een betere dienstverlening en verlaging van onderhoudslasten”
Dagelijks onderhoud beslaat een aanzienlijk deel van de totale onderhoudskosten bij woningcorporaties. Om deze kosten laag te houden en de huurderstevredenheid ten aanzien van de woning én de uitvoering van het reparatieproces te verhogen is een effectieve en efficiënte inrichting en uitvoering van dit proces essentieel.
Verhogen van huurderstevredenheid en verlagen van onderhoudskosten
Jaarlijks worden bij woningcorporaties steeds grotere aantallen reparatieverzoeken verwerkt. Gezien deze groeiende hoeveelheid wordt sturing op basis van data steeds belangrijker. Het gezamenlijk gebruik van data van de woningcorporatie en haar ketenpartner(s) zorgt hierbij voor integraal en objectief inzicht in de totale procesgang van het dagelijks onderhoud. Op basis van deze data kan effectieve operationele sturing worden ingericht. Dit draagt bij aan sturing op de (strategische) organisatiedoelstellingen; het verhogen van huurderstevredenheid en een efficiënte en kosteneffectieve organisatie.
Een mooi resultaat uit de praktijk
Robert Muntel Financial Consultancy heeft met woningcorporatie Vivare te Arnhem en haar ketenpartners voor het dagelijks onderhoud (reparatie- en mutatieonderhoud) het volgende traject doorlopen:
1. Inzicht creëren in totale procesgang reparatie- en mutatieonderhoud
Middels aanwezige data van woningcorporatie Vivare en haar ketenpartners hebben we met behulp van een Process Mining analyse inzicht gecreëerd in de doorlooptijden van aanwezige stappen binnen de dagelijks onderhoudsprocessen. Dit zijn doorlooptijden vanaf het eerste klantcontact m.b.t. de reparatiemelding, de uitvoering van het onderhoud door de ketenpartner tot en met de facturatie en betaling van de onderhoudsorder door Vivare. Hiermee is een startpunt verkregen voor verdere analyse en formuleren van KPI’s.
Woningcorporatie Vivare: “Door het gebruik van een gezamenlijk dashboard zijn we binnen de ketensamenwerking tot een verbetercultuur gekomen, waarin we van elkaar leren en hierdoor samen de dienstverlening richting onze huurders verder kunnen verbeteren”.
2. Gezamenlijke KPI’s en verbetermaatregelen
Op basis van de uitkomsten uit de Process Mining analyse hebben wij gezamenlijke KPI’s en doelstellingen geformuleerd op doorlooptijden binnen de processen. Deze zijn vervolgens in een dashboard ingericht. Hierbij zijn tevens de doorlooptijden van de verschillende ketenpartners gebenchmarkt. Dit benchmarken heeft binnen de samenwerking geleid tot een gezamenlijke verbetercultuur met betrekking tot een efficiënter proces én verbetering in datakwaliteit van alle partijen.
Eveneens zijn op basis van aanvullende data-analyse samen met de ketenpartners verdere verbetermaatregelen geformuleerd, waaronder verhoging van de one-time-fix van reparatieverzoeken en de uitvoering van preventief onderhoud. Dit met als doelstelling het aantal onderhoudsmeldingen alsmede onderhoudskosten te verlagen. Hiermee wordt de effectiviteit van het onderhoudsproces en de dienstverlening naar de huurder toe verbeterd.
Ketenpartner Soople: “Wij staan voor een vloeiend proces. Mede door dit dashboard krijgen we nog beter inzicht in optimalisatiemogelijkheden. Elke dag een stapje beter!”
Daarnaast is met behulp van de data vanuit het dagelijks onderhoud aansluiting gemaakt met asset management. Hierdoor kan een duidelijke prioritering in complexen worden gemaakt op basis van hoge aantallen reparaties en onderhoudskosten. Dit ten behoeve van het prioriteren van preventief en planmatig onderhoud, hetgeen leidt tot een effectievere inzet van middelen voor de totale instandhouding van het vastgoed.
Ketenpartner Bumé Bouw en Onderhoud: “We staan samen sterker als we ons ‘onderbuikgevoel’ omzetten in feiten en kennis en daarmee ons handelen sturen met inhoudelijke en onderbouwde argumenten”.
3. Samen sturen op verbetering en resultaat
Op basis van het opgestelde gezamenlijke KPI dashboard hebben wij binnen de ketensamenwerking operationele sturing ingericht. Sturing vindt niet langer plaats op basis van incidenten en “gevoel”, maar op basis van objectieve en integrale data en trends. Dit heeft geresulteerd in een beter gesprek tussen Vivare en haar ketenpartners. Hierdoor wordt binnen de samenwerking effectiever gestuurd op gezamenlijke doelstellingen: verlaging van kosten voor dagelijks onderhoud en verhoging van de huurderstevredenheid.
Ketenpartner De Variabele “Het dashboard helpt ons om feiten en gevoel te verbinden zodat we op basis daarvan de onderhoudsprocessen nóg beter kunnen vormgeven!”.
Benieuwd naar onze ervaringen en de mogelijkheden binnen uw woningcorporatie? Neem dan gerust contact op via het contactformulier of bel naar (053 – 48 22 244)
Wil je op de hoogte blijven van onze dienstverlening en de mogelijkheden die wij kunnen bieden?
Volg ons dan op LinkedIn!
NEEM CONTACT OP
Neem vrijblijvend contact op met ons door middel van het onderstaande formulier.