• Nederlands
+31 (0)53 482 22 44

Home » Opschonen OHW en rechtenstructuur applicaties

Opschoning OHW en rechtenstructuur applicaties

Aanleiding voor de opdracht was de wens van de organisatie om verbeterd inzicht te krijgen in de stand van het onderhanden werk (OHW) ten aanzien van voorgaande boekjaren en de financiële afwikkeling hiervan. Daarnaast was de wens van de organisatie om de rechtenstructuur in de applicaties te herzien, zodat de rechtenstructuur beter aansluit op de bedrijfsprocessen en verschillende risico’s gemitigeerd kunnen worden.

Hiertoe is, vanuit de functie van projectconsultant door onze collega en Financial Consultant Stefan Veldhuis, invulling gegeven aan deze opdracht. Stefan is in het bezit van zijn opleidingen Business Administration / Financial Management MSc en is sinds september 2019 in dienst bij Robert Muntel Financial Consultancy.

Opdrachtgever

Landelijk opererende jeugdzorginstelling

 

Taken

De opdracht is als volgt omschreven:

  • Afwikkelen OHW-posities gemeenten
  • Analyseren huidige stand van het OHW bij gemeenten (in eerste instantie met betrekking tot de jaren 2015 t/m 2017);
  • Op basis van de uitkomsten van de analyse het afwikkelen van OHW-posities met gemeenten door contact op te nemen met de gemeenten, het overleggen van specificaties en bedragen te vorderen dan wel af te boeken indien een vordering onrechtmatig of oninbaar blijkt;
  • Het afwikkelen van OHW-posities na afstemming met de directie / aandeelhouders en in overleg met de financiële administratie van de verschillende gemeenten.
  • Rechtenstructuur applicaties
  • Analyseren van de huidige inrichting van de rechtenstructuur in het HR-systeem, het financiële systeem en het zorgadministratiesysteem;
  • Op basis van de uitkomsten van de analyse, de bedrijfsprocessen en de mogelijkheden in de verschillende pakketten, het voorstellen van een herziene inrichting van de rechtenstructuur gebaseerd op functiescheidingen;
  • Afstemming met applicatiebeheerders, controller en medewerkers over benodigde rechten per medewerker en de optimale inrichting hiervan;
  • Implementatie van de herziene rechtenstructuur in de verschillende systemen.

Opdracht

Afwikkelen OHW-posities gemeenten

Vanaf 2015 is er door de overheid een transitie doorgevoerd, waardoor de jeugdzorg wordt vergoed vanuit de gemeenten ter vervanging van de vergoeding vanuit zorgverzekeraars. Dit heeft tevens administratieve en procesmatige veranderingen met zich meegebracht bij zowel de gemeenten als bij de jeugdzorgorganisaties. Deze wijziging betekende voor de opdrachtgever bijvoorbeeld dat de vergoeding vanuit circa 7 zorgverzekeraars naar vergoeding vanuit circa 250 gemeenten werd overgeheveld, waarbij iedere gemeente zijn eigen financieringswijze hanteert. Naast de verschillende financieringen (voorschotten, factuurbetalingen) en trajecten (DBC, prijs per traject, prijs per uur, etc.) is de opdrachtgever afhankelijk van beschikkingen van de gemeenten en het berichtenverkeer voor het indienen van declaraties. Mede hierdoor zijn facturen onder andere afgekeurd, wel verstuurd maar niet ontvangen, wel ontvangen maar niet uitbetaald of wel uitbetaald maar op de verkeerde gemeente verantwoord in het financiële systeem. Hierdoor had de opdrachtgever geen overzicht van de OHW-positie (vorderingen en/of schulden) per gemeente en/of financier.

Belangrijkste resultaten

  • Opschoning van de balans inzake het OHW en inzicht in het resterende saldo;
  • Ontvangst en afwikkeling van openstaande vorderingen uit de jaren 2015 t/m 2017.

 

Rechtenstructuur applicaties

Vanuit het verleden zijn rechten in de applicaties te ruim toegewezen aan de medewerkers, waardoor medewerkers rechten hebben die voor de uitvoering van hun functie niet noodzakelijk zijn. Er zijn enkele belangrijke rechten waarvan het niet wenselijk is dat medewerkers deze hebben en de medewerkers de rechten procesmatig niet nodig hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het wijzigen van crediteurenstamgegevens, het klaarzetten/uitvoeren van betalingen, het wijzigen van personeelsgegevens en het starten en goedkeuren van de salarisverwerking.

Belangrijkste resultaten

  • Processen afgedwongen door functiescheiding in systemen;
  • Compliance verhoogd door inperking van rechten per medewerker;
  • Mitigeren van risico’s inzake de rechtenstructuur van applicaties en bijbehorende processen.
  •  

Wil je meer informatie over deze of andere uitgevoerde opdrachten neem dan contact op via info@robertmuntel.nl