Opzetten Business Control in een project georganiseerde onderneming
De opdracht, bestaande uit het opzetten en integreren van Business Control en daarbij behorende projectbewaking en monitoring in een project georganiseerde onderneming, is uitgevoerd door een Financial Consultant die in het bezit is van zijn opleidingen ir. Technische Bedrijfskunde en RC.
Opdrachtgever
Internationale hightech onderneming gespecialiseerd in het ontwikkelen en bouwen van geavanceerde productielijnen voor kleine, samengestelde en innovatieve producten (opbrengstentniveau € 45 mio., ca. 120 fte).
Opdracht
Opzetten Business Control in een project georganiseerde onderneming
De onderneming is oorspronkelijk voortgekomen uit een internationale hightech onderneming en bestaat uit twee aparte werkmaatschappijen. De ene werkmaatschappij werkt aan productieoplossingen op basis van bestaande bewezen technologische toepassingen en de inzet / integratie van o.a. robots. De andere werkmaatschappij is gespecialiseerd in het ontwikkelen en bouwen van geavanceerde productielijnen voor kleine samengestelde, innovatieve producten. Beide bedrijfsonderdelen zijn project georganiseerd, alle oplossingen worden vanaf offertefase en ontwikkelfase tot en met bouwfase als separaat project gemanaged, waarvan de projectbudgetomvang varieert van enkele tonnen tot miljoenen euro’s. De uitdaging van de onderneming was om minimaal maandelijks op managementniveau een integraal inzicht en overzicht te verkrijgen van de voortgang van de projecten, projectbudget & forecast monitoring en bijbehorende liquiditeitsprognoses.
Enkele (hoofd)onderdelen vanuit het Plan van Aanpak betreffen onder andere:
- Ontwikkelen, opstellen en verbeteren van periodieke rapportages m.b.t. de projecten en uitvoeren van analyses ten aanzien van voortgang, rendement, risico’s en afwijkingen t.a.v. projectplan. Voortdurende afstemming met Projectleiding, Management en andere betrokkenen;
- Risico- en claimmanagement: signaleren en actief bewaken van projectrisico’s en het juridisch en financieel ondersteunen / adviseren in iedere projectfase evenals contact onderhouden met klanten en leveranciers over specifieke voorwaarden;
- Optimaliseren offerte- en contractfase: bepaling passende Incoterms, betaaltermijnen, financieringen en voorwaarden;
- Inzicht verschaffen in de liquiditeitsontwikkeling van projecten voor bepalen financieringsbehoefte i.r.t. aangaan bankgaranties en betaaltermijnen;
- Zorg dragen voor een adequate inrichting van de administratieve onderneming en interne controle van projecten;
- Leveren van een bijdrage aan het vergroten van de efficiency / effectiviteit van de (financiële) processen.
Fig. 1: Business Control geïntegreerd in het V-model
Resultaten
- Periodiek planning & control proces ontwikkeld t.b.v. de financiële bewaking van de projectvoortgang. Van offertefase naar ontwikkelen projectbudgettering en vervolgens naar maandelijkse project-forecasting en monitoring;
- Periodieke rapportages opgesteld en ontwikkeld m.b.t. projecten en uitvoeren van analyses;
- Uniform offerte- & contractproces en format opgesteld met o.a. passende Incoterms, betaaltermijnen, financieringen en voorwaarden;
- Onderneming meer Forward looking gemaakt door het opstellen van een integrale rollingforecast aan de hand van de onderliggende projectforecasts;
- Geautomatiseerde liquiditeitsprognoses ontworpen en geïmplementeerd (zowel integraal als op projectniveau).
Door bovenstaande onderdelen is de onderneming meer sturend en toekomstgericht gemaakt. Minder tijd besteden aan het verklaren en bediscussiëren van reeds gerealiseerde kosten / huidige resultaten (vaak niet veel meer aan te doen). Meer tijd besteden aan het inzichtelijk maken van verwachte toekomstige resultaten, zodat op elementaire zaken (bij)gestuurd kan worden.
Wil je meer informatie over deze of andere uitgevoerde opdrachten neem dan contact op via info@robertmuntel.nl