Procesoptimalisatie administratieve processen / verbeteren financiële sturing
De opdracht, bestaande uit de invulling van de functie Manager Administratie en de uitvoering van het project ‘procesoptimalisatie administratieve processen / verbeteren financiële sturing’, is uitgevoerd door onze collega en Financial Consultant Maarten Grefte.
Maarten is in het bezit van zijn opleidingen drs. Bedrijfseconomie, RA, EMITA en EMFC en is sinds oktober 2013 in dienst bij Robert Muntel Financial Consultancy.
Opdrachtgever
Grote zorginstelling.
Taken
- Doelstelling is het verbeteren van de kwaliteit/ performance van de afdeling Administratie bestaande uit Financiële Administratie, Cliëntadministratie en Salarisadministratie, wo.:
- het verbeteren / optimaliseren van (financiële) processen, systemen en interne controlemaatregelen rondom productieregistratie en facturatie;
- het verbeteren van financiële verantwoording(en) / rapportages;
- het coachen / begeleiden van medewerkers werkzaam binnen de afdeling Financiële Administratie.
- Als stuurgroeplid en procescoördinator betrokken bij de implementatie van herontworpen administratieve processen (wo. productieregistratieproces) en de implementatie van het nieuwe systeem Ons van Nedap.
Opdracht
Rol: Manager Administratie
Als onderdeel van een programma tot het verbeteren van processen en verlagen van de overheadkosten moesten administratieve processen worden herontworpen en vervolgens worden geïmplementeerd. De Manager Administratie is vanuit zijn rol van ‘procescoördinator’ (gedelegeerd eigenaar) van een aantal administratieve processen die verder reiken dan alleen de financiële afdelingen. Medewerkers primair proces krijgen een belangrijke taak in de nieuwe processen mede door het opheffen van decentrale (regio)administraties.
Bij het uitvoeren van deze opdracht was er voortdurend afstemming met alle betrokkenen, zowel de Financieel Directeur, Projectmanager ICT, Manager Business Control, Financial Controller, Directeur Zorg, Projectmanager P&O en ‘key users’ in het primair proces.
Resultaten
- Nieuwe processen (Productieregistratie, Onderaanneming en Kasadministratie) ontworpen en geïmplementeerd, inclusief bijbehorende handleidingen en werkafspraken;
- Nieuw cliënt-/productieregistratiesysteem geselecteerd en geïmplementeerd;
- Structurele verlaging van debiteuren en nog te factureren posities;
- Verbetering proces productieregistratie en interne controle;
- Inrichting en werkzaamheden van Internal Audit/ Interne Controlefunctionaris aangepast naar een situatie passend bij de organisatie(omvang);
- Centralisatie van decentrale administraties heeft geleid tot een zeer sterke reductie van het aantal fte’s.
Heb je interesse in de volledige opdrachtomschrijving dan kun je deze vrijblijvend aanvragen via info@robertmuntel.nl