Succesvolle implementatie Robotic Process Automation (RPA)

RPA – Uitgevoerde praktijkcases

RPA-robot 1: Rapportages met betrekking tot crediteuren en debiteuren

In de situatie zonder RPA-robot werden rapportages handmatig gegenereerd en klaargezet voor verzending. Hierbij was er sprake van wachttijden binnen het ERP-systeem. In de nieuwe situatie genereert de RPA-robot zelfstandig de gewenste rapportages op totaal- en detailniveau gebaseerd op vooraf bepaalde criteria. De RPA-robot zorgt continueel voor in totaal acht verschillende rapportages (klant- of factuur specifiek), zet deze klaar en verzend deze per e-mail naar diverse betrokkenen binnen de organisatie.

Toegevoegde waarde RPA-robot:

• Snel en effectief detailinzicht in debiteuren en crediteuren;
• Informatie komt tijdig en volledig bij de juiste medewerker;
• Wachttijden voor medewerkers komen te vervallen.

 

RPA-robot 2: Herinner- en maanproces debiteuren

In de oorspronkelijke situatie was het herinner- en maanproces zeer arbeidsintensief. Verkoopfacturen moesten handmatig worden opgezocht in het ERP systeem, e-mails werden handmatig opgesteld en één of meerdere bijlagen werden handmatig toegevoegd aan e-mails. In de nieuwe situatie stelt de RPA-robot zelfstandig de e-mails op met daarin bijgevoegd de vervallen facturen in PDF. De RPA-robot kan voor alle klanten de e-mails inclusief de bijlagen voorbereiden zonder dat een medewerker daarvoor werkzaamheden hoeft te verrichten.

Toegevoegde waarde RPA-robot:

• Het proces rondom het aanmanen is verbeterd:

• De werkzaamheden kosten significant minder tijd;
• Maanproces kan hiermee tijdiger worden uitgevoerd.

• Efficiënter & effectiever debiteurenbeheer en positief effect op liquiditeit en werkkapitaal.

 

Bij de opdrachtgever heeft recentelijk een ERP-implementatie gespeeld waardoor is gekozen om, dankzij de toegevoegde waarde die bovenstaande RPA-robots hebben geleverd, bovenstaande acties te integreren in het nieuwe ERP-systeem. Dit was in het oorspronkelijk ERP-systeem niet mogelijk. Hierdoor blijft de toegevoegde waarde van de oorspronkelijke RPA-robots geborgen binnen de organisatie in de nieuwe omgeving maar wordt dit door het ERP-systeem overgenomen.

Op basis van bovenstaande succesvolle implementatie van twee pilots, mochten we RPA binnen deze opdrachtgever verder uitbouwen naar complexere RPA-robots. 

 

 

“Start small, think big”

RPA-robot 5: Genereren dagelijkse werkbestanden

In de huidige situatie wordt twee maal per dag een vijftal overzichten met diverse informatie over openstaande inkooporders en benodigde materialen / artikelen handmatig vanuit het ERP-systeem in één Excel bestand opgeslagen. Vervolgens wordt binnen dit Excel bestand door middel van filtering en draaitabellen de informatie verder aangepast aan de informatiebehoefte van de medewerkers van Supply Chain.  Voor deze oplossing wordt gekozen, omdat het ERP-systeem niet kan voorzien in deze dagelijkse informatiebehoefte.

Met behulp van de RPA-robot (die wederom geheel zelfstandig werkt) wordt aan de hand van diverse vooraf opgestelde criteria de gevraagde data tweemaal per dag uit verschillende overzichten en menu’s van het ERP-systeem samengevoegd (in Excel) en zorgt de RPA-robot ervoor dat de overzichten geheel voorbereid voor de medewerkers klaar staan op de juiste bestandslocatie binnen het interne netwerk en zij meer tijd kunnen besteden aan werkzaamheden met meer toegevoegde waarde zonder repeterende handelingen.

Toegevoegde waarde RPA-robot:

• Juiste en volledige informatievoorziening richting medewerkers afdeling Supply Chain;
• Continueel inzicht in planning & stand van zaken openstaande orders.

 

RPA-robot 6: Informatievoorziening leveranciers m.b.t. nog te leveren goederen

Bij onze opdrachtgever worden in veel gevallen materialen / artikelen klantspecifiek ingekocht en is tijdige levering van benodigde materialen cruciaal voor de tijdige uitlevering van de eigen verkooporders aan klanten. Ook speelt de optimale (in)planning van de productieafdeling een belangrijke rol. Als gevolg van drukte op de afdeling was het niet altijd mogelijk leveranciers te informeren over de op dat moment openstaande inkooporders. Die acties blijven dus soms (ongewenst) achterwege waardoor tijdige en juiste levering van de orders onder druk kan komen te staan.

In samenwerking met de opdrachtgever hebben wij een RPA-robot gebouwd die bovenstaande werkzaamheden kan overnemen. Deze RPA-robot informeert wekelijks elke maandagmorgen een 80-tal leveranciers actief per e-mail over nog uit te leveren materialen / openstaande inkooporders en de status van de nog te ontvangen goederen (bijvoorbeeld: op tijd / te laat / urgent). Door middel van deze RPA-robot wil het management van onze opdrachtgever ongeacht of het druk is binnen Supply Chain of niet zorgdragen dat de leveranciers op de hoogte zijn van nog uit te leveren materialen / artikelen. De klant staat immers centraal en de goederen zijn benodigd voor tijdige uitlevering aan klanten. Daarnaast wil het management een tijdsbesparing realiseren om de vrijgekomen tijd aan te wenden om de structurele problemen aangaande leveringen vanuit leveranciers op te lossen. Uiteraard zorgt de RPA-robot ervoor dat de overzichten per leverancier met een juiste naam op een gewenste bestandslocatie binnen het interne netwerk komen te staan. De aan leveranciers verzonden e-mails worden uiteraard ook automatisch gedocumenteerd.

Toegevoegde waarde RPA-robot:

• Tijdig inzicht in mogelijke knelpunten / bottlenecks in planning & levering met als uiteindelijk doel het verbeteren van de leverbetrouwbaarheid;
• Juiste, tijdige en volledige informatievoorziening richting zowel leveranciers als klanten.