Deel 1: Succesvolle implementatie Robotic Process Automation (RPA)
Lees hieronder meer over de succesvolle implementatie van RPA bij één van onze opdrachtgevers en bekijk de video om te zien hoe RPA is toegepast.
Wat is RPA?
RPA is een vorm van robotisering waarbij software (de RPA-robot) menselijk handelen overneemt en eenvoudige en herhalende werkzaamheden uitvoert die u of uw medewerkers ook op exact gelijke wijze uitvoeren.
Een RPA-robot kan het beste worden toegepast in situaties waarbij sprake is van werkzaamheden / taken waarbij twee of meer delen van verschillende applicaties betrokken zijn. Klik op figuur 1 hiernaast voor een visualisatie.
Figuur 1: RPA-robot over systemen heen
Waarom RPA?
Een RPA-robot verhoogt de proceskwaliteit, bespaart tijd en kosten en verhoogt de medewerkerstevredenheid omdat medewerkers eenvoudige en herhalende werkzaamheden niet meer hoeven uit te voeren.
De RPA-robot werkt altijd op dezelfde manier (ook bij variatie in werkzaamheden kan de RPA-robot hiermee omgaan) en voert alle gevraagde taken altijd op tijd uit. Hierdoor wordt kwaliteit van de werkzaamheden en tijdigheid van uitvoering beter geborgd. RPA-robots verhogen dus ook de kwaliteit binnen processen, doordat menselijke fouten worden geëlimineerd en altijd een uniforme werkwijze wordt gehanteerd.
Een RPA-robot werkt aanzienlijk sneller en kan 24 uur per dag worden ingezet. Hierdoor is de inzet van een RPA-robot ook voor u al snel een aantrekkelijk alternatief in het geval van eenvoudige en herhalende werkzaamheden.
Daarnaast verhoogt een RPA-robot ook de medewerkerstevredenheid, omdat medewerkers ontlast worden van eenvoudige en herhalende taken. Hierdoor kunnen de medewerkers zich richten op werkzaamheden die extra waarde toevoegen.
Klik hier voor functies en processen die een RPA-robot kan uitvoeren en overnemen.
RPA implementatie bij opdrachtgever
Bij één van onze opdrachtgevers hebben we eerst twee pilot-trajecten omtrent RPA uitgevoerd. We zijn in samenspraak met de opdrachtgever ‘klein’ gestart. Na een succesvolle realisatie van de twee pilots hebben we met onze opdrachtgever nog drie RPA-robots geïmplementeerd. In bovenstaande video is te zien hoe één van deze RPA-robots te werk gaat. Het doel voor ons en onze opdrachtgever was om gezamenlijk verdere kennis op te doen rondom de werking van RPA en de verwachte voordelen van RPA vanuit de praktijk bevestigd te krijgen. Voorafgaand aan de twee pilots hebben we diverse randvoorwaarden en uitgangspunten benoemd waaraan moest worden voldaan. Onder andere dat de RPA-robot (nog) geen e-mails met bijlagen zelfstandig naar buiten de organisatie mocht versturen en de RPA-robot (nog) geen rechten mocht hebben om data in bijvoorbeeld het ERP-systeem te bewerken, in te voeren, te wijzigen of te verwijderen.
Lees hier meer over het vervolg van onze succesvolle RPA implementatie!
RPA – Uitgevoerde praktijkcases
RPA-robot 1: Rapportages met betrekking tot crediteuren en debiteuren
In de situatie zonder RPA-robot werden rapportages handmatig gegenereerd en klaargezet voor verzending. Hierbij was er sprake van wachttijden binnen het ERP-systeem. In de nieuwe situatie genereert de RPA-robot zelfstandig de gewenste rapportages op totaal- en detailniveau gebaseerd op vooraf bepaalde criteria. De RPA-robot zorgt continueel voor in totaal acht verschillende rapportages (klant- of factuur specifiek), zet deze klaar en verzend deze per e-mail naar diverse betrokkenen binnen de organisatie.
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Snel en effectief detailinzicht in debiteuren en crediteuren;
- Informatie komt tijdig en volledig bij de juiste medewerker;
- Wachttijden voor medewerkers komen te vervallen.
RPA-robot 2: Herinner- en maanproces debiteuren
In de oorspronkelijke situatie was het herinner- en maanproces zeer arbeidsintensief. Verkoopfacturen moesten handmatig worden opgezocht in het ERP systeem, e-mails werden handmatig opgesteld en één of meerdere bijlagen werden handmatig toegevoegd aan e-mails. In de nieuwe situatie stelt de RPA-robot zelfstandig de e-mails op met daarin bijgevoegd de vervallen facturen in PDF. De RPA-robot kan voor alle klanten de e-mails inclusief de bijlagen voorbereiden zonder dat een medewerker daarvoor werkzaamheden hoeft te verrichten.
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Het proces rondom het aanmanen is verbeterd:
- De werkzaamheden kosten significant minder tijd;
- Maanproces kan hiermee tijdiger worden uitgevoerd.
- Efficiënter & effectiever debiteurenbeheer en positief effect op liquiditeit en werkkapitaal.
Bij de opdrachtgever heeft recentelijk een ERP-implementatie gespeeld waardoor is gekozen om, dankzij de toegevoegde waarde die bovenstaande RPA-robots hebben geleverd, bovenstaande acties te integreren in het nieuwe ERP-systeem. Dit was in het oorspronkelijk ERP-systeem niet mogelijk. Hierdoor blijft de toegevoegde waarde van de oorspronkelijke RPA-robots geborgen binnen de organisatie in de nieuwe omgeving maar wordt dit door het ERP-systeem overgenomen.
Op basis van bovenstaande succesvolle implementatie van twee pilots, mochten we RPA binnen deze opdrachtgever verder uitbouwen naar complexere RPA-robots.
“Start small, think big”
NEEM CONTACT OP
Neem vrijblijvend contact op met ons door middel van het onderstaande formulier.
Wil je op de hoogte blijven van onze dienstverlening en de mogelijkheden die wij kunnen bieden?
Volg ons dan op LinkedIn!
RPA-robot 3: Overzichtelijk groeperen & analyseren afgesloten werkorders
Deze RPA-robot is gebouwd voor het verzamelen en overzichtelijk groeperen van afgesloten en opgeleverde werkorders t.b.v. de wekelijkse marge-analyse door de afdeling Finance & Control. Voorheen werden de afgesloten werkorders handmatig verzameld en daarna geanalyseerd. De RPA-robot logt zelfstandig in op het ERP-systeem, zoekt de te analyseren werkorders op en slaat deze in logische volgorde in PDF-format op waardoor snel totaal analyses kunnen worden uitgevoerd. De RPA-robot zet per week gemiddeld 250 afgesloten werkorders klaar.
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Sneller inzicht in de marges van de afgesloten / opgeleverde werkorders van afgelopen week;
- Finance & Control afdeling kan meer tijd besteden aan diepgaande analyses m.b.t. geconstateerde afwijkingen in de marge analyses.
RPA-robot 4: Genereren wekelijkse rapportages m.b.t. orderportefeuille en geplande doorlooptijden hiervan
In dit geval logt de RPA-robot in op het ERP-systeem, haalt vanuit een achttal overzichten / menu’s informatie op, slaat de onderliggende informatie op en voegt daarna deze informatie samen tot rapportages. De RPA-robot bereidt zelf de data voor in het juiste format en maakt zelfstandig diverse berekeningen (zoals de medewerkers dat ook zouden doen). Daarna worden rapportages opgeslagen en verspreid binnen de organisatie. Uiteraard kan dit dagelijks worden uitgevoerd i.p.v. wekelijks. Daarnaast bieden de rapportages inzicht om bij te sturen gelet op de orderintake en de planning van orders.
Mede op basis van deze rapportages wordt (Operations) Management gefaciliteerd in het continueel optimaliseren van de bezetting van de productiecapaciteit en tijdige en juiste levering van orders aan de afnemers
Toegevoegde waarde RPA-robot:
- Continueel inzicht t.b.v. optimaliseren planning productiecapaciteit;
- Realiseren van tijdige en juiste levering van orders richting afnemers t.b.v. vergroten klanttevredenheid.
Na een succesvolle implementatie van beschreven RPA-robots ziet de organisatie in wat de meerwaarde is van RPA en gaan ze RPA verder toepassen binnen de organisatie. In samenspraak met ons begeleiden wij ze hierin opdat ze zelfstandig RPA-robots kunnen beheren en nieuwe RPA-robots kunnen bouwen.
Toegevoegde waarde geïmplementeerde RPA-robots
- Verbeteren van de (proces)kwaliteit;
- Vergroten van medewerkerstevredenheid:
- Eenvoudige en herhalende werkzaamheden overnemen van medewerkers;
- Waarde en denkkracht medewerkers kan beter worden ingezet.
- Efficiencyvoordelen door afname benodigde arbeidsuren;
- Terugverdientijd gemiddeld minder dan één jaar.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening op het gebied van RPA of bent u benieuwd naar de toegevoegde waarde van RPA voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op via bovenstaand contactformulier of bel / mail Job Hooge Venterink (06 – 51 08 21 11 / j.hoogeventerink@robertmuntel.nl) of Patrick Konniger (053 – 482 22 44 / info@robertmuntel.nl)